Como apresentar a prestação de contas do condomínio em 5 passos
A prestação de contas do condomínio é uma das atividades mais importantes a ser realizada. Afinal, é preciso que todos os condôminos saibam como o dinheiro está sendo gasto, o que reflete muito na questão do síndico ter uma boa gestão.
Saiba que a prestação de contas do condomínio é algo previsto pelo Código Civil em seu artigo 1348, inciso VIII. Apesar de ser um procedimento burocrático, ela é extremamente importante para que haja uma boa transparência dentro do próprio condomínio, o que ajuda também nas suas questões de convivência entre todos.
Tendo em vista a importância desse tema, preparamos este post explicando como lidar com esse processo. Acompanhe!
O que é a prestação de contas do condomínio?
A prestação de contas do condomínio consiste em uma apresentação contendo todas as suas despesas e receitas ao longo do ano. Ela deve ser elaborada pelo síndico e tem o objetivo de justificar as movimentações financeiras que foram feitas em sua gestão.
Essa apresentação pode ser feita de forma parcial. Aliás, é extremamente indicado que o síndico opte por fazer isso, pois torna o seu entendimento algo mais simples pelos moradores, ajudando também na organização da versão final.
Como fazer a prestação de contas do condomínio?
Para que você possa entender melhor, preparamos um passo a passo rápido desse processo, ok? Veja quais são as etapas abaixo:
1. Levante a documentação necessária
Obviamente que o primeiro passo referente à prestação de contas é levantar os documentos necessários para criar os relatórios que serão apresentados. Sendo assim, é preciso que você busque reunir os documentos que justifiquem:
- saldo financeiro da conta do condomínio;
- despesas e receitas ao longo do ano;
- situações das inadimplências;
- certidões negativas, principalmente as relacionadas ao FGTS e a Receita Federal;
- seguros e certificados obrigatórios;
- qualquer pendência que seja pertinente considerar.
2. Crie os relatórios
Após levantar os documentos, é hora de arregaçar as mangas e criar os relatórios que compõem a prestação de contas. Segue uma lista desses relatórios:
- relatório do orçamento;
- relatório de receitas;
- relatório de despesas;
- balancetes;
- relatório de inadimplência.
Basicamente esses relatórios vão mostrar como a gestão lidou com todas as receitas e despesas, bem como o desafio de controlar a inadimplência ao longo do ano. Além disso, é importante levantar também quaisquer ocorrências e riscos que o condomínio possa estar vivendo. Estamos falando da ocorrência de obras e intervenções programadas, processos judiciais ou então multas e autuações por parte da prefeitura ou órgãos fiscalizadores
3. Consulte o conselho fiscal
Além de reunir os relatórios, é preciso consultar o conselho fiscal. Aliás, é importante que ele seja ouvido, de preferência mensalmente, pois é quem tem plenas condições de transmitir a confiança para os condôminos de que tudo está em ordem de forma imparcial. Então, é extremamente indicado que o síndico procure sempre o conselho, solicitando o seu parecer a cada prestação de contas.
4. Faça a apresentação
Um dos pontos decisivos está na apresentação da prestação de contas. Obviamente que todos os moradores precisam receber um parecer detalhado de todo esse documento, mas sugerimos que quando ela for apresentada em assembleia, o síndico busque facilitar ao máximo o seu entendimento.
Para isso, o ideal é criar uma apresentação objetiva, destacando os principais pontos, além de utilizar o máximo de recursos visuais possíveis. Isso evitará quaisquer confusões ou discussões desnecessárias, além de tornar a reunião bem menos cansativa.
5. Aguarde a aprovação
Por fim, o último passo é aguardar pela aprovação das contas. Caso ela ocorra naturalmente durante a assembleia, ótimo! Caso contrário, não se desespere.
É possível que haja alguns pontos de discordância, mas que podem ser solucionados na própria assembleia, esclarecendo as dúvidas de forma detalhada. Caso seja preciso, é permitido aprovar a prestação de contas parcialmente, ficando sob responsabilidade do síndico refazer os pontos que ficaram pendentes.
Caso isso aconteça, é importante buscar auxílio do conselho fiscal para solucionar essa questão o mais rápido possível e também para garantir que a nova prestação de contas seja aprovada.
Percebe-se que a elaboração da prestação de contas do condomínio não é nenhum bicho de 7 cabeças, não é mesmo?
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Meu condomínio apresenta no balancete gastos com funcionários e encargos FARMÁCIA (REPASSE FUNCIONÁRIOS). Acho que isto não está claro, porque entra como gastos do condomínio. Falando com responsáveis da administração disseram que esse valor é descontado do salários deles. Mas não vislumbro no relatório aonde esses valores são processados como descontos. O relatório mensal fica sem transparência. O que fazer sem gerar constrangimentos na administração. Sou nova proprietária e isso me incomoda.
Olá Marcia, tudo bem? Obrigado por registrar a sua dúvida com a gente. Nossa recomendação é verificar a pasta de prestação de contas onde devem constar os pagamentos discriminados dos funcionários. O relatório muitas vezes é resumido, mas os lançamentos deverão estar comprovados. Essa pasta normalmente é mensal e fica com o corpo diretivo. Ela deve conter todos os relatórios referentes às entradas, saídas e inadimplências, bem como todos os documentos comprobatórios referentes às movimentações anunciadas. Todos os condôminos podem ter acesso a esta pasta, portanto, isso é um direito seu. Abraços!