Comunicação condominial: como melhorar a relação entre o sindico e os condôminos
Um dos maiores desafios de um síndico é manter uma boa comunicação condominial. Para isso, ele precisa ser educado, claro, direto e prezar pela transparência das informações. Afinal, muitos condôminos procuram o síndico para mediar e solucionar conflitos com outros moradores.
A tarefa não é das mais fáceis, já que, por vezes, os avisos do síndico podem ser mal interpretados e encarados de forma negativa. Entretanto, há algumas ferramentas e dicas que podem auxiliar o gestor do condomínio a melhorar sua comunicação.
Quer saber quais são? Continue a leitura.
Use um mural de avisos
Essa é uma ferramenta simples e que pode ser colocada em prática hoje mesmo! Distribua os murais para avisos em áreas comuns do edifício, onde os condôminos costumam circular diariamente, como corredores do térreo, portaria, hall, área de lazer e salão de festas. Deixe claro aos moradores onde ficará o mural e, para comunicações urgentes, use os elevadores.
Invista em um condomínio virtual
Para facilitar a comunicação no condomínio, o síndico pode lançar mão da tecnologia. Existem sistemas de intranet e aplicativos que permitem a comunicação entre a administração e os moradores em um ambiente totalmente virtual. Na plataforma, é possível protocolar solicitações, reservar salão de festas e outras áreas comuns, publicar comunicados, deixar um anúncio em classificados etc.
Evite WhatsApp e ferramentas não-oficiais
O WhatsApp é, hoje, uma das principais formas de comunicação, tanto nas relações pessoais quanto nas profissionais. No condomínio, porém, a ferramenta é muito informal e pode causar problemas de interpretação.
Além disso, esse tipo de ferramenta não oferece a transparência necessária para comunicados e não é confiável para armazenamento da informação a longo prazo, já que pode ser apagada até acidentalmente. Evite o WhatsApp, Telegram, o messenger do Facebook ou qualquer outro meio não-oficial para se comunicar com os condôminos.
Mesmo assim, se você optar por utilizar esse recurso, escolha a opção Lista de Transmissão, na qual você envia um comunicado para todos os contatos cadastrados em uma lista de uma só vez. Neste caso, avise os condôminos de que a lista será criada e peça para que salvem o número do condomínio nos seus aparelhos. Do contrário, não receberão as mensagens.
Realize assembleias regularmente
O melhor momento para esclarecer dúvidas comuns a vários condôminos é durante a assembleia. Ali, a informação passada é registrada em ata, além de ser uma forma mais transparente e direta de comunicação.
Não é necessário convocar assembleia para cada problema ou conflito que surja, mas é importante seguir uma regularidade para manter o condomínio em ordem e evitar ruídos de comunicação.
Estabeleça regras
Estabelecer regras para o condomínio, principalmente com relação às áreas de convivência, é uma forma de evitar conflitos e, consequentemente, facilitar a comunicação entre os condôminos e o síndico. Por isso, o regimento interno do condomínio deve impor limites com relação ao horário de silêncio, presença de animais, uso da piscina, obras etc.
Se todos respeitarem as regras, a convivência será mais tranquila. Nesse caso, é importante contar com um acompanhamento especializado para desenvolver normas e regras eficientes e dentro da lei.
Enfim, qualquer que seja a forma de comunicar escolhida, o síndico deve garantir uma boa comunicação condominial, ser educado e disponível para os moradores. E para aqueles que se sentem sobrecarregados com as reclamação de moradores, aqui vai uma última dica: estabeleça horários de atendimento e otimize o tempo.
A Conectiva Condomínios possui soluções para melhorar a comunicação, qualificar e desenvolver seu condomínio. Entre em contato conosco para conhecer nossos serviços!