O que é livro de ocorrência? Saiba a sua importância para o condomínio.
A comunicação é uma das chaves para uma boa convivência em condomínio. Uma das formas de permitir que os condôminos entrem em contato com a administração é o livro de ocorrência. Nele, ficarão registrados os acontecimentos relevantes e as dúvidas, reclamações e sugestões dos condôminos, além das respostas e providências da administração.
Descubra, neste artigo, como funciona o livro de ocorrência e qual sua importância para o condomínio!
Para que serve o livro de ocorrência?
O livro de ocorrência tem duas finalidades principais: registro de fatos e informações e meio de comunicação oficial com a administração. As informações relevantes contidas no livro são muito úteis, pois podem ser motivo de convocação de assembleia, ajuizamento de ação e outras providências importantes.
Registro
O livro de ocorrência pode servir como um histórico importante dos casos trazidos ao conhecimento da administração, além de conter um registro das providências tomadas. Serve como meio de prova para necessidade futura, por exemplo:
- confirmação, para uso em processo judicial, de comportamentos que se repetem apesar das diversas punições e tentativas do condomínio de solução extrajudicial do problema;
- comprovação das medidas tomadas pelo síndico ou pela administradora para atender às demandas do condômino, afastando alegações de omissão;
- anotação de fatos relevantes ocorridos na presença de prestadores de serviços do condomínio, tanto para controle disciplinar quanto para defesa dos empregados.
Comunicação
Com relação à comunicação, o livro permite que os condôminos apresentem, de forma organizada, suas reclamações, sugestões e demandas. A anotação de todas as ocorrências de forma centralizada facilita que o responsável atenda aos pedidos e forneça as informações em um só local disponível de acesso a todos.
O condomínio deve fornecer diretrizes básicas para o registro das informações. Pontos importantes a se observar:
- clareza das informações, com indicação de datas, horários, locais, pessoas envolvidas e a qual unidade pertencem, bem como qual é a dúvida, reclamação ou infração apontada;
- vedação do anonimato, exigindo-se identificação completa da pessoa que realizou o registro no livro de ocorrência;
- respeito às normas legais e de conduta, não permitindo o cometimento de ofensas à honra, injúria, calúnia ou difamação para o registro das informações.
O livro de ocorrência é suficiente para todos os casos?
Nem sempre a anotação dos acontecimentos nos registros do condomínio é a única medida a ser tomada. A apuração do condomínio se limita às normas internas, como ofensas ao regimento interno, estatuto ou convenção. Assim, o livro de ocorrência não é o local adequado para a anotação da ocorrência de atos ilícitos ou criminosos. Nesses casos, é importante realizar também o registro da ocorrência perante as autoridades, por meio de lavratura de Boletim de Ocorrência.
O livro precisa ser em papel?
O registro de tudo aquilo que usualmente é feito pela via física pode passar a ser feito de forma eletrônica, numa plataforma online. O registro eletrônico permite que as informações estejam acessíveis a todos em tempo real. Além disso, há maior praticidade no controle das solicitações não atendidas, organizando melhor o trabalho de quem responde.
O livro de ocorrência é um instrumento importante na rotina do condomínio, que não deve ser negligenciado. O uso correto dessa ferramenta pode aumentar a satisfação dos condôminos e o cumprimento das normas do condomínio.
Agora que você já entendeu como funciona o livro de ocorrência, veja também como funciona a legislação sobre perturbação do sossego em prédios!