Administradora de condomínio: o que se observar antes de contratar?
A gestão de um condomínio não é uma tarefa das mais fáceis. São tantas as responsabilidades que não é raro encontrar erros, especialmente quando a administração fica a cargo exclusivamente do síndico.
Investir em uma administradora de condomínio é um meio eficaz de otimizar a gestão e evitar problemas. Abrir mão de uma empresa especializada, com o objetivo de economizar, pode se revelar uma decisão equivocada.
Aliás, dada à importância das suas atribuições, uma administradora deve ser escolhida com muita cautela. Pensando nisso, apresentaremos para você alguns itens que devem ser observados antes da contratação. Confira!
Referências da administradora de condomínio
O primeiro passo para a contratação de uma administradora de condomínio é a pesquisa. Verificar referências qualificadas é fundamental. Uma forma de obter uma impressão sobre o grau de profissionalismo da empresa, é visitar as instalações e o site da administradora.
É importante que o corpo de colaboradores da empresa seja formado por profissionais habilitados e credenciados nos diversos setores, como advogados, contadores e administradores.
Regularidade
A administradora deve estar com a documentação em dia. As certidões atualizadas da empresa e dos seus sócios serão importantes para atestar a situação junto à Receita Federal e o INSS, assim como a regularidade do CNPJ.
Contrato
Antes de optar por uma administradora de condomínio, é fundamental avaliar previamente o contrato. Costumeiramente, as administradoras fornecem um modelo para que o síndico e os moradores avaliem as cláusulas.
Se for o caso, é recomendável contar com a ajuda de um profissional da área jurídica para elucidar os termos dos contratos. Existe a possibilidade de questionar cláusulas e propor alterações no documento.
Os termos da rescisão devem ser analisados com cuidado. Uma vez que não é possível prever a qualidade do serviço, o ideal é contar com a possibilidade do contrato aberto – que pode ser rescindido a qualquer tempo sem multas, mediante prévia notificação.
Orçamento
Em relação ao orçamento, o ideal é coletar valores de diferentes administradoras. Com um mercado bastante concorrido, é possível buscar um equilíbrio até chegar a melhor relação custo-benefício.
Muitas administradoras que cobram preços abaixo da média do mercado podem deixar a desejar na prestação dos serviços. É preciso atenção, por outro lado, para não pagar valores exorbitantes.
A existência de cobranças extras por serviços executados merece atenção. Taxas em atividades como presença em assembleia, elaboração de comunicados, distribuição de processos, consultoria e assessoria jurídica, dentre outros, podem ser um problema e devem ser colocadas na balança na avaliação do preço.
Serviços e tecnologia
O contrato com uma administradora de condomínio, normalmente, é de longo prazo. Assim, é muito importante obter o máximo de informações sobre a forma como os serviços serão prestados. Vale também verificar a qualificação dos profissionais. Entrevistar os responsáveis é um meio de avaliar seu nível de experiência.
A empresa deve ter uma forma de atuação aproximada do Corpo Diretivo e dos condôminos. Para isso, é importante que disponibilize assessoria na construção de Previsão Orçamentária e Prestação de Contas do condomínio, sem custo adicional. Sendo que a prestação de contas merece uma avaliação cuidadosa, com a inclusão da cientificação dos condôminos.
Um fator importante é que a empresa tenha um corpo jurídico próprio, com custos integrados ao contrato. É desejável a existência de serviços de RH, a fim de auxiliar as contratações efetuadas pelo condomínio.
A tenologia ajuda a reduzir os gastos e aumentar a produtividade. Assim, é essencial que os sistemas ofereçam funcionalidades online, otimizando a gestão e a execução de atividades cotidianas, como a reserva de ambientes e a entrega de mensagens.
Reunidas as informações, recomendamos que o síndico apresente à assembleia as propostas antes de definir a contratação.
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